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Obiettivo qualità

CERTIFICAZIONE DI SISTEMI DI GESTIONE PER LA QUALITÀ

Riferimenti legislativi

  • ISO 9001 (2000): conosciuta anche come VISION 2000
  • ISO 9000 (2000) e UNI EN ISO 9004 (2000): sono indicazioni all’uso / guide applicative
  • ISO 13485 (2003): specifica per il settore dei dispositivi medici e relativi servizi
  • ISO 19011 (2003): sono indicazioni, a livello di Guida, per la gestione delle verifiche ispettive
  • ecc.

Lo scopo delle Norme è quello di supportare l’Organizzazione a creare un sistema di gestione da gestirsi quotidianamente e, in secondo luogo, quello di renderlo certificabile da parte di un Ente terzo.
Le attuali versioni della normativa in materia di qualità sono strettamente imperniate su concetti di “buona prassi di gestione aziendale” e, pertanto, il sistema di gestione ideale è quello che, senza essere un “produttore di carta”, fornisce alla Direzione e ai Responsabili delle diverse Funzioni un “cruscotto” che riporti gli indicatori ritenuti principali e che si vuole controllare e migliorare, che aiuti nelle scelte quotidiane e permetta di puntare al consolidamento e al miglioramento dei risultati.

La scelta dell’Ente di certificazione accreditato con cui certificarsi è fatta dal Cliente (con eventuale consiglio/indicazione del Consulente di riferimento)sulla base di diverse considerazioni quali:

  • “maturità” del sistema di gestione e suo livello di applicazione
  • necessità di “visibilità” del Certificato di conformità e, conseguentemente, del marchio dell’Ente
  • tipologia dei Processi di business specifici dell’Organizzazione
  • offerta economica, disponibilità e flessibilità dell’Ente.
Target

Rivolto a tutte quelle Organizzazioni, siano esse piccole – medie – grandi aziende, cooperative, studi professionali, liberi professionisti, ecc., che:

  • hanno necessità commerciali e/o di marketing di essere certificati perché richiesto dai Clienti (es. Export, GDO, ecc.) e/o considerato una condizione necessaria per “accedere” ad un mercato (es. fornitori di Pubblica Amministrazione, Sanità, Autotrasporti, ecc),
  • intendono dotarsi volontariamente di uno strumento organizzativo e gestionale improntato sull’analisi e successivo miglioramento delle proprie performance di processo, di servizio e di prodotto offerti.
Vantaggi per il Cliente:

Oggi il mercato è sempre più attento ai parametri qualitativi delle Organizzazioni alle quali si rivolge e, queste ultime, devono essere sempre più protese a garantire standard qualitativamente elevati e aderenti ai bisogni della Clientela.
La progettazione, l’applicazione continua, la verifica ed il miglioramento di un sistema di gestione, fornisce la strategia vincente per il raggiungimento degli obiettivi gestionali, migliorando i processi incrementando anche la competitività e la permanenza sul mercato.
L’Organizzazione, inoltre, facendo certificare il sistema di gestione da un Ente esterno, potrà dare evidenza del proprio corretto modus operandi, alla Casa Madre, alla Clientela, ai Fornitori, alla Pubblica Amministrazione e, più in generale, al corpo sociale.

Modalità di erogazione del servizio

L’obiettivo del Progetto e del Consulente SALT è quello di affiancare il Cliente per ottenere un miglioramento organizzativo e di prepararlo al fine di potere sostenere la valutazione di un Ente accreditato con esito positivo e, ottenere così la certificazione del sistema di gestione.
Il Progetto è strutturato in 4 Fasi consecutive e la loro durata temporale, soprattutto della 1a e della 2nda Fase, è strettamente legata al modus operandi dell’Organizzazione e del reale impegno profuso dal Cliente.

1. Progettazione del sistema di gestione:

Il Consulente SALT effettua degli incontri con la Direzione, con i Responsabili delle diverse Funzioni e, se necessario, anche con alcuni operatori al fine di:

  • raccogliere le informazioni necessarie per identificare, rappresentare e governare i Processi aziendali1 e renderli coerenti ai principi della Norma e delle Guide suddette e, se del caso, per concordare le modifiche o i miglioramenti operativi (sia a livello di attività, sia di documentazione utilizzata)
  • redigere, assieme alla Organizzazione, il Manuale di Gestione Qualità e definire i documenti del sistema stesso (es.: procedure, moduli, file di gestione, ecc.) avendo come must quello di utilizzare il più possibile la documentazione in possesso e già in uso dal Cliente
  • incontrare le diverse risorse umane curandone l’informazione sui principi base del sistema di gestione.

Quanto sopra è necessario affinché l’Organizzazione arrivi ad avere un sistema di gestione efficace e che spinga al miglioramento continuo.
Nota bene1: in questa Fase sono analizzate, in particolare, le seguenti Funzioni o Processi: Commerciale (rapporti con il Cliente, modalità di redazione di offerte e degli ordini lui Clienti), Acquisti (idem, ma verso i Fornitori), Produzione o Erogazione (modalità di gestione delle forniture, loro controllo e registrazione) e Magazzino (identificazione, rintracciabilità e ordine).

2. Applicazione del sistema di gestione:

Il Consulente SALT effettua degli incontri con le diverse risorse umane per verificare la reale adozione delle regole e dei documenti definiti nella Fase precedente. Contemporaneamente egli, insieme alla Direzione2 e ai Responsabili delle diverse Funzioni, valuta l’applicabilità e l’adeguatezza nel quotidiano delle metodologie adottate e, nel caso sia necessario, richiede di aggiornare e/o migliorare quanto previsto.
Nota bene2: in questa fase è l’Organizzazione che deve applicare quanto regolamentato nel Manuale di Gestione e negli altri documenti definiti.

3. Visita Ispettiva Interna:

I Valutatore SALT, formato e qualificato coerentemente alle Guide suddette e non ancora intervenuto nel Progetto, effettua uno o più incontri per la conduzione della visita ispettiva interna col triplice scopo di:

  • verificare (da esterno) l’efficacia di quanto progettato ed applicato
  • rispondere a un obbligo della Norma
  • simulare il comportamento e le domande dell’Ente di Certificazione accreditato.

Il Consulente SALT, successivamente alla visita ispettiva interna, effettua un’incontro per fare le ultime sistemazioni (gestione delle anomalie emerse e partecipazione al Riesame della Direzione) prima della valutazione dell’Ente di Certificazione accreditato.

4. Assistenza alla certificazione:

Il Consulente SALT collabora con l’Organizzazione nell’identificazione degli Enti di certificazione3 e l’affianca nella gestione degli aspetti formali per presentare Domanda di riconoscimento.
Egli inoltre, in uno o più incontri, presenzia alla verifica ispettiva “ufficiale” dell’Ente di Certificazione accreditato ponendosi come “facilitatore” della comunicazione e, ove possibile, aiutando il Cliente nel confronto con l’Ente stesso.
Nota bene3: è importante chiarire che SALT non è un Ente di certificazione e non può effettuare verifiche ispettive per conto e nome dello stesso e non può rilasciare alcun Certificato di conformità.

Sanzioni

Essendo questa tipologia di Norme di tipo “volontario”, non sono previste sanzioni amministrative o penali da parte delle autorità di controllo.
Gli unici provvedimenti che potrebbero essere adottati, sono quelli dell’Ente di certificazione (che ha riconosciuto la conformità del sistema di gestione dell’Organizzazione) in caso di utilizzo improprio del marchio dell’Ente, non rispettando quanto definito nello specifico Regolamento (per esempio, causando confusione volontaria tra la certificazione del sistema di gestione e quella di prodotto) o impiegandolo successivamente all’eventuale sospensione, revoca o rinuncia della certificazione.
Ogni Ente prevede sanzioni diverse, ma sempre seguendo quanto suggerito da SINCERT, l’Organismo nazionale di accreditamento e sorveglianza degli Enti di certificazione.

Scadenza del servizio

Il contratto con SALT scade al termine della verifica ispettiva dell’Ente di Certificazione e, quindi, al momento dell’ottenimento della certificazione.
La validità del Certificato di conformità (e del contratto con l’Ente di certificazione accreditato) è triennale e, conseguentemente, annualmente l’Ente svolge una verifica di controllo.
SALT si rende disponibile ad affiancare il Cliente con un servizio ad hoc per gli anni successivi l’ottenimento della certificazione.

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